Regulamin wynagradzania jest obowiązkowy od momentu zatrudnienia co najmniej 50 pracowników, jeżeli nie są oni objęci zakładowym ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy określającym warunki wynagradzania. W firmie zatrudniającej od 20 do 49 pracowników obowiązek powstaje na wniosek zakładowej organizacji związkowej.
Kiedy regulamin wynagradzania jest obowiązkowy?
Podstawą prawną jest art. 77² Kodeksu pracy. Przepis wiąże obowiązek przede wszystkim z liczbą pracowników oraz z tym, czy warunki wynagradzania zostały już uregulowane w odpowiednim układzie zbiorowym pracy.
Przy ustalaniu progu bierze się pod uwagę osoby zatrudnione w ramach stosunku pracy. Nie wlicza się osób wykonujących pracę wyłącznie na podstawie umów cywilnoprawnych, takich jak umowa zlecenia czy umowa o dzieło.
Regulamin wynagradzania – szybka tabela
| Liczba pracowników | Obowiązek wprowadzenia regulaminu | Uwagi |
|---|---|---|
| 50 lub więcej | Tak | Obowiązek nie powstaje, jeśli pracownicy są objęci odpowiednim układem zbiorowym pracy. |
| Od 20 do 49 | Na wniosek zakładowej organizacji związkowej | Bez takiego wniosku pracodawca może wprowadzić regulamin dobrowolnie. |
| Mniej niż 20 | Nie | Regulamin może zostać ustalony dobrowolnie. |
Próg obejmuje także dokładnie 50 pracowników. Oznacza to, że obowiązek nie powstaje dopiero po przekroczeniu tej liczby, lecz już po zatrudnieniu pięćdziesiątej osoby, o ile nie działa wyjątek związany z układem zbiorowym.
Co zmienia układ zbiorowy pracy?
Regulamin wynagradzania nie jest wymagany, jeżeli pracownicy są objęci zakładowym albo ponadzakładowym układem zbiorowym pracy, który określa warunki wynagradzania i przyznawania innych świadczeń w zakresie pozwalającym ustalić indywidualne warunki umów o pracę.
Układ zbiorowy ma w tym zakresie pierwszeństwo przed regulaminem. Samo objęcie pracowników jakimkolwiek układem nie zawsze wystarczy. Dokument musi regulować kwestie płacowe na tyle szczegółowo, aby na jego podstawie można było ustalić warunki zatrudnienia poszczególnych osób.
Najważniejsze zasady są następujące:
- Układ zbiorowy może wyłączyć obowiązek ustanowienia regulaminu wynagradzania.
- Regulamin jest aktem niższego rzędu niż przepisy Kodeksu pracy i układ zbiorowy.
- Jeżeli regulamin już obowiązuje, zachowuje moc do czasu objęcia pracowników odpowiednim układem zbiorowym.
- Jeżeli w firmie działa zakładowa organizacja związkowa, treść regulaminu co do zasady uzgadnia się z tą organizacją.
W firmie zatrudniającej od 20 do 49 pracowników wniosek o ustalenie regulaminu może złożyć zakładowa organizacja związkowa. Nie chodzi więc o automatyczny obowiązek wynikający wyłącznie z liczby pracowników, lecz o obowiązek uruchamiany takim wnioskiem.
Czy mała firma może wprowadzić regulamin dobrowolnie?
Tak. Pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników może ustalić regulamin wynagradzania, nawet gdy przepisy nie nakładają na niego takiego obowiązku. Dotyczy to także firm, w których nie działa organizacja związkowa.
Dobrowolny regulamin może uporządkować zasady stosowane w firmie, zwłaszcza gdy wynagrodzenie składa się z kilku elementów. Przydaje się między innymi wtedy, gdy pracodawca stosuje premie, prowizje, dodatki lub świadczenia pozapłacowe.
Wprowadzenie jasnych reguł może ograniczyć spory dotyczące tego, komu i na jakich warunkach przysługuje dane świadczenie. Nie oznacza to jednak, że każdy element wynagrodzenia musi zostać opisany w regulaminie. Dokument powinien odpowiadać rzeczywistym zasadom stosowanym u danego pracodawcy.
Co dzieje się po spadku zatrudnienia poniżej 50 osób?
Spadek liczby pracowników poniżej 50 nie powoduje automatycznego wygaśnięcia regulaminu wynagradzania. Dokument nadal obowiązuje, dopóki nie zostanie formalnie uchylony albo pracownicy nie zostaną objęci odpowiednim układem zbiorowym pracy.
Samo zmniejszenie zatrudnienia nie wystarcza więc do zaprzestania stosowania regulaminu. Jeżeli pracodawca chce go uchylić, powinien zachować właściwą procedurę, uwzględniając między innymi udział zakładowej organizacji związkowej, jeżeli działa ona w firmie, oraz podanie informacji o zmianie pracownikom.
W praktyce przed uchyleniem dokumentu trzeba sprawdzić, czy jego postanowienia nie stały się częścią indywidualnych warunków zatrudnienia. Zmiana lub usunięcie korzystniejszych zasad płacowych może wymagać odrębnych czynności wobec pracowników.
Dla oceny obowiązku wystarczą dwa pytania: ilu pracowników zatrudnia pracodawca oraz czy ich warunki wynagradzania określa odpowiedni układ zbiorowy pracy. Przy co najmniej 50 pracownikach i braku takiego układu regulamin wynagradzania jest obowiązkowy.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej. W przypadku wątpliwości dotyczących konkretnego pracodawcy warto skonsultować sytuację z prawnikiem prawa pracy lub specjalistą ds. kadr.
