To, czy pracodawca powinien otrzymać oryginał czy kopię orzeczenia lekarskiego, zależy od tego, kto wystawił skierowanie na badania. Przy badaniach zleconych przez obecnego pracodawcę do akt trafia jeden z dwóch pełnoprawnych egzemplarzy orzeczenia. Gdy pracownik przedstawia dokument wydany na skierowanie poprzedniego pracodawcy, nowy pracodawca może przechowywać kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem.
Orzeczenie lekarskie – oryginał czy kopia?
Lekarz przeprowadzający badania profilaktyczne wydaje orzeczenie lekarskie w dwóch egzemplarzach – jeden otrzymuje osoba badana, a drugi pracodawca. Nie chodzi więc o oryginał i kserokopię, lecz o dwa pełnoprawne egzemplarze tego samego dokumentu.
Jeżeli badania zostały przeprowadzone na podstawie skierowania wystawionego przez obecnego pracodawcę, pracodawca powinien przyjąć swój egzemplarz i przechowywać go w aktach osobowych. Nie ma potrzeby wykonywania dodatkowej kserokopii. Nawet jeśli jeden z druków wygląda jak kopia, na przykład z powodu zastosowania formularza samokopiującego, nadal jest drugim egzemplarzem orzeczenia.
Badania zlecone przez obecnego pracodawcę
Wstępne, okresowe i kontrolne badania lekarskie przeprowadza się na podstawie skierowania wystawionego przez pracodawcę. Po badaniu lekarz wydaje dokument zarówno pracownikowi, jak i pracodawcy. Egzemplarz przeznaczony dla pracodawcy należy włączyć do dokumentacji pracowniczej.
Dotyczy to orzeczeń wydanych po:
- badaniach wstępnych wykonywanych przed dopuszczeniem do pracy,
- badaniach okresowych przeprowadzanych w terminach określonych przez lekarza,
- badaniach kontrolnych wykonywanych po niezdolności do pracy trwającej dłużej niż 30 dni.
W takim przypadku do akt osobowych trafia oryginalny egzemplarz otrzymany od lekarza, a nie kserokopia wykonana przez pracownika. Pracodawca przechowuje także skierowanie na badania, zgodnie z zasadami prowadzenia dokumentacji pracowniczej.
O tym, jaki dokument należy złożyć w aktach, decyduje przede wszystkim źródło orzeczenia. Jeżeli badania zlecił obecny pracodawca, otrzymuje on własny egzemplarz wydany przez lekarza.
Zmiana pracodawcy – kiedy wystarczy kopia?
Inaczej wygląda sytuacja, gdy kandydat lub pracownik przedstawia nowemu pracodawcy aktualne orzeczenie wydane na podstawie skierowania wystawionego przez poprzedniego pracodawcę. Wtedy nowy pracodawca nie otrzymuje własnego egzemplarza bezpośrednio od lekarza. Pracownik okazuje swój egzemplarz oryginału.
Jeżeli nowe zatrudnienie spełnia warunki pozwalające wykorzystać wcześniejsze badania, pracodawca może włączyć do akt osobowych kopię przedstawionego dokumentu. Kopia powinna zostać poświadczona za zgodność z oryginałem przez pracodawcę albo osobę przez niego upoważnioną.
Postępowanie w tej sytuacji obejmuje:
- pracownik okazuje nowemu pracodawcy posiadany egzemplarz orzeczenia,
- pracodawca sporządza kopię dokumentu,
- pracodawca lub osoba upoważniona poświadcza kopię za zgodność z przedłożonym oryginałem,
- poświadczona kopia zostaje włączona do akt osobowych pracownika.
Poświadczenie nie jest zwykłym wykonaniem kserokopii. Potwierdza, że przechowywana kopia odpowiada dokumentowi przedstawionemu przez pracownika. Samo przyjęcie niepoświadczonej kserokopii nie realizuje tej procedury.
Podstawa prawna przechowywania dokumentu
Art. 229 Kodeksu pracy określa zasady przeprowadzania badań wstępnych, okresowych i kontrolnych oraz obowiązek przechowywania dokumentacji związanej z tymi badaniami. Szczegółowe zasady wydawania orzeczeń zawiera rozporządzenie Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej w sprawie badań lekarskich pracowników oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy.
Z kolei rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej reguluje sposób przechowywania dokumentów w aktach osobowych. W przypadku dokumentu przedłożonego przez pracownika z zewnątrz dopuszcza przechowywanie odpisu lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem.
Najprostsza zasada jest więc taka: przy badaniach zleconych przez obecnego pracodawcę do akt trafia jego własny egzemplarz orzeczenia, natomiast przy wykorzystaniu orzeczenia od poprzedniego pracodawcy – poświadczona kopia dokumentu przedstawionego przez pracownika.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej. W przypadku wątpliwości dotyczących możliwości wykorzystania wcześniejszego orzeczenia należy ocenić także aktualność dokumentu oraz warunki pracy opisane w skierowaniu.
