Do zawarcia umowy o pracę potrzebne są dokumenty potwierdzające dane, wykształcenie i kwalifikacje pracownika, a także dokumenty przygotowane przez pracodawcę. Umowę trzeba sporządzić na piśmie, a przed dopuszczeniem do pracy pracownik powinien mieć aktualne orzeczenie lekarskie.
Jakie dokumenty są potrzebne przy zatrudnieniu?
Pracownik przekazuje przede wszystkim kwestionariusz osobowy, dokumenty potwierdzające wykształcenie i kwalifikacje oraz świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia. Pracodawca przygotowuje umowę o pracę, skierowanie na badania lekarskie i dokumenty związane z organizacją pracy.
Zakres dokumentacji wynika przede wszystkim z Kodeksu pracy oraz rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Nie wszystkie formularze muszą być dostarczone przed podpisaniem umowy. Część danych, takich jak numer PESEL czy numer rachunku bankowego, pracodawca pozyskuje dopiero po nawiązaniu stosunku pracy.
| Dokumenty od pracownika | Dokumenty przygotowywane przez pracodawcę |
|---|---|
| Kwestionariusz osobowy kandydata i pracownika | Umowa o pracę w formie pisemnej |
| Dyplomy, świadectwa i certyfikaty potwierdzające kwalifikacje | Skierowanie na wstępne badania lekarskie |
| Świadectwa pracy lub inne dokumenty potwierdzające przebieg zatrudnienia | Informacja o warunkach zatrudnienia |
| PIT-2, jeśli pracownik chce złożyć to oświadczenie | Dokumentacja BHP, w tym karta szkolenia wstępnego |
| Informacja o rachunku bankowym i wnioski dotyczące ubezpieczeń, jeśli są potrzebne | Potwierdzenia zapoznania z regulaminem, ryzykiem zawodowym i zasadami pracy |
Na etapie rekrutacji pracodawca może żądać danych potrzebnych do oceny kandydata, w szczególności dotyczących wykształcenia, kwalifikacji i przebiegu zatrudnienia. Numer PESEL oraz numer rachunku bankowego nie powinny być wymagane przed zatrudnieniem, jeśli nie ma ku temu szczególnej podstawy prawnej.
PIT-2 jest oświadczeniem podatkowym. Pracownik może złożyć je pracodawcy, aby ten uwzględniał kwotę zmniejszającą podatek przy obliczaniu zaliczek. Dokument ten nie jest warunkiem zawarcia umowy o pracę.
W jakiej kolejności dopełnić formalności?
Dokładna kolejność może zależeć od stanowiska i sytuacji pracownika, ale przy typowym zatrudnieniu formalności przebiegają następująco:
- Rekrutacja – kandydat przekazuje kwestionariusz oraz dokumenty potwierdzające kwalifikacje i dotychczasowe zatrudnienie.
- Wstępne badania lekarskie – pracodawca wystawia skierowanie, a lekarz medycyny pracy wydaje orzeczenie o braku przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku.
- Podpisanie umowy – umowa o pracę powinna zostać zawarta na piśmie przed dopuszczeniem pracownika do pracy. Jeden egzemplarz otrzymuje pracownik, a drugi trafia do dokumentacji pracowniczej.
- Szkolenie BHP i zapoznanie z ryzykiem zawodowym – pracodawca organizuje szkolenie wstępne, obejmujące instruktaż ogólny i stanowiskowy, oraz przekazuje informacje dotyczące zagrożeń na stanowisku.
Nie wolno dopuścić pracownika do pracy bez aktualnego orzeczenia lekarskiego. Badania wykonuje się na koszt pracodawcy. Wyjątki od obowiązku badań wstępnych są ograniczone i dotyczą między innymi niektórych przypadków ponownego zatrudnienia w krótkim czasie na tym samym stanowisku i w tych samych warunkach.
Informację o warunkach zatrudnienia pracodawca przekazuje pracownikowi w terminie wynikającym z aktualnych przepisów, co do zasady w ciągu 7 dni od dopuszczenia do pracy. Dokument obejmuje między innymi normy czasu pracy, zasady wypłaty wynagrodzenia, wymiar urlopu i okres wypowiedzenia.
Gdzie przechowuje się dokumenty pracownika?
Dokumenty trafiają do akt osobowych prowadzonych indywidualnie dla każdego pracownika. Część A obejmuje dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, natomiast część B zawiera dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i jego przebiegu, w tym umowę, orzeczenie lekarskie, potwierdzenia szkoleń BHP oraz zapoznania z warunkami pracy.
Pracodawca powinien przechowywać dokumentację w sposób zabezpieczający ją przed zniszczeniem, utratą i dostępem osób nieupoważnionych. Za naruszenia przepisów dotyczących dokumentacji pracowniczej lub BHP może grozić grzywna od 1000 do 30 000 zł.
Checklista pracodawcy
Przed dopuszczeniem nowej osoby do pracy sprawdź, czy w dokumentacji znajdują się:
- Podpisana umowa o pracę.
- Skierowanie na badania i aktualne orzeczenie lekarskie.
- Kwestionariusz osobowy pracownika.
- Potwierdzenie odbycia szkolenia BHP.
- Informacja o warunkach zatrudnienia.
- Potwierdzenie zapoznania z ryzykiem zawodowym i zasadami obowiązującymi w zakładzie pracy.
Najważniejsze jest rozdzielenie dokumentów potrzebnych na etapie rekrutacji od tych, które powstają po zatrudnieniu. Umowa o pracę, badania lekarskie i szkolenie BHP powinny zostać zorganizowane tak, aby pracownik nie rozpoczął pracy bez wymaganych formalności.
Treść ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady prawnej. Przy nietypowym zatrudnieniu lub wątpliwościach dotyczących dokumentacji warto skonsultować się ze specjalistą prawa pracy.
