Przepisy nie zawierają zamkniętej listy dokumentów do urlopu okolicznościowego. Pracownik musi jednak udowodnić, że doszło do zdarzenia uzasadniającego zwolnienie od pracy. Najczęściej przedstawia odpowiedni odpis aktu stanu cywilnego, ale nie musi dołączać go już w chwili składania wniosku.
Czy dokument trzeba złożyć razem z wnioskiem?
Urlop okolicznościowy, nazywany w przepisach zwolnieniem od pracy z powodu szczególnych okoliczności, przysługuje na zasadach określonych w § 15 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. Pracodawca może żądać potwierdzenia zdarzenia, ale przepisy nie wskazują jednego obowiązkowego formularza ani kompletnego wykazu dokumentów.
Dowód powinien potwierdzać wydarzenie, na które pracownik powołuje się we wniosku. Zwykle dokument jest dostępny dopiero po ślubie, urodzeniu dziecka albo zgonie bliskiej osoby. Dlatego wniosek można złożyć wcześniej, a dokument dostarczyć po jego uzyskaniu, także po powrocie do pracy. Nie ma ustawowego terminu wyrażonego konkretną liczbą dni. Należy zrobić to w rozsądnym czasie, zgodnie z ustaleniami przyjętymi u pracodawcy.
Jakie dokumenty potwierdzają urlop okolicznościowy?
Rodzaj dowodu zależy od zdarzenia i wymiaru zwolnienia od pracy. Najczęściej stosuje się dokumenty przedstawione w poniższej tabeli:
| Zdarzenie | Wymiar dni | Dokument potwierdzający |
|---|---|---|
| Ślub pracownika | 2 dni | Odpis skrócony aktu małżeństwa |
| Urodzenie dziecka pracownika | 2 dni | Odpis skrócony aktu urodzenia |
| Ślub dziecka pracownika | 1 dzień | Odpis skrócony aktu małżeństwa dziecka lub inny dokument potwierdzający zdarzenie |
| Zgon i pogrzeb małżonka, dziecka, rodzica, ojczyma lub macochy | 2 dni | Odpis skrócony aktu zgonu |
| Zgon i pogrzeb rodzeństwa, teściów, babki lub dziadka | 1 dzień | Odpis skrócony aktu zgonu |
| Zgon i pogrzeb osoby pozostającej na utrzymaniu lub pod bezpośrednią opieką pracownika | 1 dzień | Akt zgonu oraz dokument lub oświadczenie potwierdzające utrzymanie albo sprawowanie opieki |
W przypadku osoby pozostającej na utrzymaniu lub pod bezpośrednią opieką pracownika sam akt zgonu może nie wystarczyć. Trzeba także wykazać faktyczną więź, na przykład utrzymywanie tej osoby albo sprawowanie nad nią bezpośredniej opieki. Przepisy nie wskazują jednego dokumentu właściwego dla każdej takiej sytuacji, dlatego znaczenie mogą mieć różne dowody i oświadczenia.
Jak złożyć wniosek o urlop okolicznościowy?
Prawo nie narzuca jednej formy wniosku. Firma może wymagać dokumentu papierowego, wiadomości e-mail albo zgłoszenia w systemie kadrowym. Decydują o tym regulamin pracy i procedury obowiązujące u pracodawcy.
Wniosek powinien zawierać informacje pozwalające ustalić przyczynę i termin nieobecności:
- Datę lub daty zwolnienia od pracy – należy wskazać, kiedy pracownik chce skorzystać z uprawnienia.
- Rodzaj zdarzenia – na przykład własny ślub, narodziny dziecka albo zgon członka rodziny.
- Dane pracownika i pracodawcy – jeżeli wymaga tego formularz lub procedura firmy.
- Podpis pracownika – w przypadku wniosku papierowego albo sposób autoryzacji przy zgłoszeniu elektronicznym.
- Informację o późniejszym dostarczeniu dokumentu – gdy akt nie jest jeszcze dostępny.
O planowanej nieobecności trzeba poinformować pracodawcę zgodnie z zasadami usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Termin urlopu powinien pozostawać w związku ze zdarzeniem. Nie musi przypadać dokładnie w dniu ślubu, narodzin czy pogrzebu, ale całkowicie odległy termin może nie uzasadniać udzielenia zwolnienia.
Co się dzieje, gdy pracownik nie dostarczy dokumentu?
Obowiązek udowodnienia zdarzenia spoczywa na pracowniku. Jeżeli pracodawca poprosi o potwierdzenie, a pracownik go nie przedstawi, nieobecność może zostać uznana za nieusprawiedliwioną. Może to prowadzić do konsekwencji pracowniczych, w tym kary porządkowej, a w poważniejszych przypadkach także wypowiedzenia umowy o pracę.
Pracodawca nie zawsze musi zatrzymywać kopię aktu. Może poprzestać na okazaniu dokumentu do wglądu i odnotować fakt jego przedstawienia, o ile przyjęta procedura oraz zakres przetwarzania danych na to pozwalają. W razie sporu o rodzaj dokumentu lub związek terminu wolnego ze zdarzeniem warto poprosić o wskazanie podstawy stanowiska pracodawcy na piśmie.
Najważniejsze jest więc rozdzielenie dwóch kwestii: wniosek należy zgłosić przed nieobecnością, gdy jest to możliwe, natomiast dokument potwierdzający zdarzenie można dostarczyć później. Konkretna forma zgłoszenia i sposób okazania aktu mogą wynikać z regulaminu pracy, ale pracownik powinien zachować możliwość udowodnienia, że urlop okolicznościowy rzeczywiście mu przysługiwał.
