Trzynastka wynosi 8,5% sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego w danym roku kalendarzowym. Aby ją obliczyć, trzeba najpierw ustalić podstawę wymiaru, czyli zsumować składniki wynagrodzenia uwzględniane przy tym świadczeniu, a następnie pomnożyć wynik przez 8,5%. Przy niepełnym roku zatrudnienia świadczenie jest proporcjonalne do okresu przepracowanego.
Jak obliczyć trzynastkę?
Podstawowy wzór wygląda następująco:
Suma wynagrodzeń uwzględnianych w podstawie × 8,5% = kwota trzynastki brutto
Pracownik, który przepracował u danego pracodawcy cały rok kalendarzowy, otrzymuje świadczenie w pełnej wysokości. Jeśli przepracował krótszy okres, kwotę ustala się proporcjonalnie do okresu pracy, pod warunkiem spełnienia wymogu dotyczącego minimalnego okresu zatrudnienia albo jednej z ustawowych przesłanek zwalniających z tego wymogu.
Dodatkowe wynagrodzenie roczne wypłaca się nie później niż w ciągu pierwszych trzech miesięcy następnego roku, czyli co do zasady do 31 marca. Wyjątek dotyczy między innymi rozwiązania stosunku pracy w związku z likwidacją pracodawcy. W takim przypadku wypłata następuje w dniu rozwiązania stosunku pracy.
Kto ma prawo do trzynastki?
Zasady określa ustawa z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej. O świadczenie mogą ubiegać się osoby zatrudnione między innymi w państwowych i samorządowych jednostkach budżetowych, urzędach oraz innych podmiotach objętych zakresem ustawy.
Prawo do świadczenia zależy od okresu faktycznie przepracowanego u danego pracodawcy. Najważniejsze zasady są następujące:
- Pełny rok kalendarzowy daje prawo do trzynastki w pełnej wysokości.
- Co najmniej 180 dni pracy w roku daje prawo do świadczenia proporcjonalnego.
- Okres 180 dni nie musi przypadać na sześć kolejnych miesięcy. Przyjmuje się, że miesiąc dla tego celu obejmuje 30 dni.
- Przy krótszym okresie pracy świadczenie co do zasady nie przysługuje, chyba że zachodzi ustawowy wyjątek.
Wymóg sześciu miesięcy nie obowiązuje w niektórych sytuacjach wskazanych w ustawie. Dotyczy to między innymi:
- zatrudnienia nauczyciela lub nauczyciela akademickiego zgodnie z organizacją pracy szkoły albo uczelni,
- zatrudnienia sezonowego, gdy umowa obejmuje sezon trwający co najmniej trzy miesiące,
- przejścia na emeryturę, rentę lub świadczenie rehabilitacyjne,
- rozwiązania stosunku pracy z powodu likwidacji pracodawcy, reorganizacji albo zmniejszenia zatrudnienia z przyczyn dotyczących pracodawcy,
- korzystania z urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego, ojcowskiego, wychowawczego, opiekuńczego lub urlopu dla poratowania zdrowia,
- wygaśnięcia stosunku pracy z powodu śmierci pracownika.
Samo spełnienie wymogu stażu nie wystarczy, jeśli wystąpiły przesłanki pozbawiające prawa do świadczenia, na przykład nieusprawiedliwiona nieobecność trwająca dłużej niż dwa dni, stawienie się w pracy w stanie nietrzeźwości, wydalenie z pracy albo rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika.
Co wchodzi do podstawy trzynastki?
Podstawę stanowi suma wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy otrzymanych w roku, za który ustalana jest trzynastka. Uwzględnia się składniki przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy, wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy, jeżeli pracownik został przywrócony do pracy.
Nie każdy składnik wypłaty jest jednak częścią podstawy. Decydują jego charakter, częstotliwość wypłaty oraz zasady uwzględniania przy ekwiwalencie urlopowym.
| Składniki wliczane do podstawy | Składniki wyłączone z podstawy |
|---|---|
| wynagrodzenie zasadnicze | nagrody jubileuszowe |
| dodatki stażowe, funkcyjne, zadaniowe i za warunki pracy, jeżeli mają charakter składników wynagrodzenia | jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za konkretne zadanie albo osiągnięcie |
| premie regulaminowe i stałe premie związane z pracą | wynagrodzenie chorobowe oraz zasiłki z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego |
| wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, pracę w nocy i dyżury | wynagrodzenie za inną usprawiedliwioną nieobecność niż urlop wypoczynkowy |
| wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy | ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop |
| wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy po przywróceniu do pracy | odprawy, odszkodowania, dodatkowe wynagrodzenie roczne i nagrody z zakładowego funduszu nagród |
Do podstawy nie wlicza się także wynagrodzenia za czas gotowości do pracy i niezawinionego przestoju, dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego, wyrównania do minimalnego wynagrodzenia oraz należności z tytułu udziału w zysku lub nadwyżce bilansowej.
Urlop wypoczynkowy jest traktowany inaczej niż większość innych nieobecności. Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy zwiększa podstawę trzynastki, natomiast wynagrodzenie za urlop okolicznościowy, opiekę nad dzieckiem czy niezdolność do pracy z powodu choroby jest z niej wyłączone. W praktyce do podstawy przyjmuje się więc tylko część wynagrodzenia odpowiadającą faktycznie przepracowanemu czasowi, jeżeli przepisy wymagają pomniejszenia wypłaty za nieobecność.
Algorytm obliczenia trzynastki
Przy ustalaniu świadczenia można zastosować następującą kolejność:
- Sprawdź, czy pracownik jest objęty ustawą i czy nabył prawo do świadczenia.
- Ustal, czy przepracował cały rok, co najmniej 180 dni albo korzysta z wyjątku od wymogu sześciu miesięcy.
- Zbierz wypłacone w danym roku składniki wynagrodzenia i oddziel te, które ustawa lub przepisy urlopowe wyłączają z podstawy.
- Pomniejsz podstawę o wynagrodzenie za nieobecności, które nie jest uwzględniane przy trzynastce. Nie odejmuj wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy.
- Zsumuj prawidłowo ustalone kwoty z całego roku.
- Pomnóż podstawę przez 8,5%. Jeżeli pracownik nie przepracował pełnego roku, zastosuj proporcję do okresu przepracowanego.
Przykład: pracownik przepracował cały rok, a suma składników uwzględnianych w podstawie wyniosła 60 000 zł. Obliczenie wygląda tak:
| Element obliczenia | Sposób ustalenia | Wynik |
|---|---|---|
| Roczna podstawa | suma uwzględnianych składników | 60 000 zł |
| Stawka ustawowa | 60 000 zł × 8,5% | 5 100 zł |
| Trzynastka brutto | kwota wynikająca z podstawy | 5 100 zł |
Jeżeli ten sam pracownik przepracował tylko część roku i spełnił warunek nabycia prawa do świadczenia proporcjonalnego, roczną podstawę ustala się wyłącznie z okresu zatrudnienia u danego pracodawcy. Następnie świadczenie pomniejsza się odpowiednio do okresu przepracowanego. Przy kilku umowach z tym samym pracodawcą należy rozpatrywać łącznie okresy, o ile przepisy i okoliczności zatrudnienia pozwalają uznać je za okres pracy u tego pracodawcy.
Na co uważać przy wyliczaniu?
Najczęstsze błędy polegają na doliczeniu nagrody jubileuszowej, odprawy albo zasiłku chorobowego do podstawy. Nie należy też traktować wszystkich nieobecności jednakowo. Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy podlega uwzględnieniu, ale wynagrodzenie za chorobę, zasiłek oraz wynagrodzenie za inną usprawiedliwioną nieobecność są wyłączone.
Niewypłacenie trzynastki, zaniżenie jej wysokości albo bezpodstawne potrącenie może naruszać prawa pracownika. Zgodnie z art. 282 Kodeksu pracy za naruszenie obowiązków dotyczących wypłaty wynagrodzenia grozi grzywna od 1000 zł do 30 000 zł. Przy nietypowych składnikach płacowych, kilku okresach zatrudnienia lub długich nieobecnościach podstawę warto zweryfikować z działem kadr albo specjalistą prawa pracy.
Najbezpieczniejsza metoda polega na ustaleniu prawa do świadczenia, oddzieleniu składników wliczanych i wyłączonych, zsumowaniu właściwej podstawy oraz pomnożeniu jej przez 8,5%. Wypłacona kwota jest kwotą brutto i podlega opodatkowaniu oraz oskładkowaniu na zasadach dotyczących przychodów ze stosunku pracy.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady prawnej. W przypadku wątpliwości dotyczących podstawy wymiaru lub prawa do świadczenia należy skonsultować sprawę z działem kadr albo specjalistą prawa pracy.
