Tak. Pracodawca może odmówić udzielenia urlopu bezpłatnego i nie musi uzasadniać swojej decyzji. Taki urlop ma charakter fakultatywny, więc wymaga zarówno wniosku pracownika, jak i zgody pracodawcy. Samo złożenie wniosku nie oznacza, że pracownik może rozpocząć urlop.
Czy pracodawca może odmówić urlopu bezpłatnego?
Podstawą prawną jest art. 174 § 1 Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu bezpłatnego na jego pisemny wniosek. Użycie takiego sformułowania oznacza, że pracodawca nie ma obowiązku zaakceptowania prośby.
Wniosek o urlop bezpłatny jest więc propozycją wymagającą akceptacji. Pracodawca może go uwzględnić albo odrzucić. Nie musi przy tym podawać przyczyny odmowy, a w typowej sytuacji pracownik nie ma procedury, która pozwalałaby zmusić pracodawcę do udzielenia urlopu.
Inicjatywa zawsze należy do pracownika. Pracodawca nie może samodzielnie wysłać go na zwykły urlop bezpłatny ani wymagać złożenia takiego wniosku. Urlop nie może też rozpocząć się wyłącznie dlatego, że pracownik przekazał pismo – potrzebna jest wyraźna zgoda pracodawcy.
Kiedy pracodawca nie może odmówić?
Od zasady fakultatywności istnieją szczególne wyjątki wynikające z innych przepisów. W takich przypadkach urlop bezpłatny ma charakter obowiązkowy, jeżeli zostaną spełnione określone warunki:
- Młodociany pracownik może uzyskać urlop bezpłatny w okresie ferii szkolnych na zasadach określonych w art. 205 § 4 Kodeksu pracy.
- Pracownik powołany do pełnienia funkcji związkowej poza zakładem pracy może mieć prawo do urlopu na podstawie przepisów ustawy o związkach zawodowych.
- Poseł lub senator pozostający w stosunku pracy może otrzymać urlop bezpłatny na okres sprawowania mandatu oraz w przypadkach wskazanych w ustawie o wykonywaniu mandatu posła i senatora.
- Inne szczególne sytuacje ustawowe mogą przewidywać obowiązek udzielenia urlopu, ale nie wynikają one z ogólnej zasady opisanej w art. 174 Kodeksu pracy.
Odmowa a nierówne traktowanie pracowników
Brak obowiązku uzasadnienia odmowy nie oznacza, że pracodawca może kierować się kryteriami dyskryminującymi. Jeżeli kilka osób składa wnioski w podobnym czasie, a pracodawca akceptuje tylko niektóre z nich, powinien stosować obiektywne i spójne kryteria. Ma to znaczenie zwłaszcza w kontekście art. 18 § 3 Kodeksu pracy, dotyczącego zasady równego traktowania.
W zwykłej sytuacji decyzja o odmowie pozostaje jednak po stronie pracodawcy i nie wymaga formalnego uzasadnienia. Najważniejsze jest to, że pracownik nie powinien rozpoczynać urlopu bezpłatnego przed uzyskaniem zgody.
Urlop bezpłatny nie jest świadczeniem, którego pracownik może żądać na zasadach urlopu wypoczynkowego. Co do zasady wymaga porozumienia obu stron, dlatego pracodawca może odmówić jego udzielenia.
