Świadectwo pracy to obowiązkowy dokument potwierdzający faktyczny przebieg zakończonego zatrudnienia na podstawie umowy o pracę. Nie jest opinią ani referencją. Pracodawca wydaje je co do zasady w dniu ustania stosunku pracy, a pracownik ma 14 dni od otrzymania dokumentu na żądanie jego sprostowania.
Czym jest świadectwo pracy?
Świadectwo pracy zawiera informacje o zakończonym stosunku pracy, między innymi o okresie zatrudnienia, rodzaju wykonywanej pracy, wymiarze czasu pracy oraz wykorzystanych uprawnieniach pracowniczych. Dokument służy przede wszystkim do ustalenia praw pracownika u kolejnego pracodawcy, a także przy rozpatrywaniu niektórych uprawnień z ubezpieczenia społecznego.
Świadectwo pracy nie zawiera oceny pracownika, opisu konfliktu ani subiektywnej opinii o jakości wykonywania obowiązków. Nie zastępuje też referencji ani listu polecającego. Zasady jego wydawania i treść określają przede wszystkim art. 97 i art. 99 Kodeksu pracy oraz rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy.
Dokument wydaje się w związku ze stosunkiem pracy, czyli zatrudnieniem na podstawie umowy o pracę. Dotyczy to umowy na okres próbny, czas określony i czas nieokreślony, a także innych podstaw stosunku pracy wskazanych w Kodeksie pracy. Po zakończeniu umowy zlecenia, umowy o dzieło albo współpracy B2B nie wystawia się świadectwa pracy. Można natomiast otrzymać odrębne zaświadczenie potwierdzające okres i charakter współpracy.
Kiedy pracodawca wydaje świadectwo pracy?
Pracodawca powinien wydać świadectwo pracy w dniu, w którym następuje rozwiązanie albo wygaśnięcie stosunku pracy. Decydująca jest data ustania umowy, a nie zawsze ostatni dzień faktycznego wykonywania pracy. Stosunek pracy może bowiem zakończyć się w czasie urlopu, niezdolności do pracy albo w dniu wolnym zgodnie z rozkładem czasu pracy.
Jeżeli z przyczyn obiektywnych przekazanie dokumentu pracownikowi lub osobie przez niego upoważnionej w tym dniu nie jest możliwe, pracodawca powinien w ciągu 7 dni od upływu tego terminu przesłać świadectwo za pośrednictwem operatora pocztowego albo doręczyć je w inny sposób.
Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy ten sam pracodawca nawiązuje z pracownikiem kolejny stosunek pracy w ciągu 7 dni od zakończenia poprzedniego. Wtedy świadectwo za wcześniejszy okres wydaje się na wniosek pracownika. Wniosek może dotyczyć poprzedniego zatrudnienia albo wszystkich wcześniejszych okresów, za które nie wydano dokumentu. Pracodawca ma 7 dni od otrzymania wniosku na jego wydanie.
Wydania świadectwa nie można uzależniać od wcześniejszego rozliczenia się pracownika z pracodawcą. Dotyczy to także zwrotu laptopa, telefonu, odzieży roboczej lub innych składników mienia. Ewentualne roszczenia związane z mieniem pracodawca dochodzi niezależnie od obowiązku wydania dokumentu.
Świadectwo może zostać przekazane w postaci papierowej albo elektronicznej, zgodnie z zasadami dotyczącymi dokumentacji pracowniczej. Najważniejsze reguły wydawania dokumentu przedstawiają się następująco:
- Ustanie stosunku pracy – świadectwo jest wydawane w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę.
- Obiektywna przeszkoda – dokument jest przesyłany lub doręczany w ciągu 7 dni od upływu podstawowego terminu.
- Ponowne zatrudnienie w ciągu 7 dni – świadectwo wydaje się na wniosek pracownika.
- Brak rozliczenia mienia – nie może uzasadniać wstrzymania świadectwa pracy.
Jakie informacje zawiera świadectwo pracy?
Zakres danych wynika z Kodeksu pracy i rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy. Dokument powinien przedstawiać fakty istotne dla ustalenia uprawnień pracownika. W szczególności zawiera:
- okres lub okresy zatrudnienia oraz rodzaj wykonywanej pracy, zajmowane stanowiska i pełnione funkcje,
- wymiar czasu pracy w poszczególnych okresach zatrudnienia,
- tryb i podstawę prawną rozwiązania umowy albo podstawę prawną jej wygaśnięcia,
- informację o stronie, która dokonała wypowiedzenia, jeżeli umowa została rozwiązana za wypowiedzeniem,
- wykorzystany urlop wypoczynkowy w roku kalendarzowym, w którym ustało zatrudnienie,
- wykorzystane urlopy bezpłatne, ojcowskie, rodzicielskie, wychowawcze i opiekuńcze wraz z wymaganymi podstawami prawnymi,
- wykorzystane zwolnienia od pracy, w tym zwolnienie z powodu działania siły wyższej oraz zwolnienie na opiekę nad dzieckiem,
- liczbę dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie chorobowe na podstawie art. 92 Kodeksu pracy w roku ustania zatrudnienia,
- liczbę dni okazjonalnej pracy zdalnej wykonanej w tym roku,
- okresy nieskładkowe, pracę w szczególnych warunkach lub szczególnym charakterze oraz okres odbytej czynnej służby wojskowej, jeśli występowały,
- informację o zajęciu wynagrodzenia za pracę oraz o niektórych niezaspokojonych należnościach ze stosunku pracy.
Na żądanie pracownika można zamieścić także informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach. Dane te nie są standardową oceną pracy. Świadectwo nadal pozostaje dokumentem opartym na faktach, a nie rekomendacją dla przyszłego pracodawcy.
Jak poprawić błędy w świadectwie pracy?
Po otrzymaniu dokumentu należy sprawdzić przede wszystkim daty zatrudnienia, wymiar etatu, stanowiska, podstawę rozwiązania umowy, wykorzystane urlopy i liczbę dni wynagrodzenia chorobowego. Jeżeli świadectwo zawiera nieprawdziwe lub niepełne informacje, pracownik może wystąpić do pracodawcy z żądaniem sprostowania w terminie 14 dni od otrzymania dokumentu.
Pracodawca ma 7 dni na rozpatrzenie żądania. Jeżeli je uwzględni, wydaje nowe świadectwo pracy. Sprostowanie nie polega na ręcznym poprawieniu starego dokumentu. W przypadku odmowy pracodawca powinien przekazać pracownikowi zawiadomienie o odmowie. Po otrzymaniu odmowy pracownik ma 14 dni na wystąpienie do sądu pracy z żądaniem sprostowania.
| Etap | Termin | Co się dzieje? |
|---|---|---|
| Wniosek pracownika | 14 dni od otrzymania świadectwa | Pracownik wskazuje błędne lub pominięte informacje i żąda sprostowania. |
| Rozpatrzenie przez pracodawcę | 7 dni od otrzymania wniosku | Pracodawca wydaje nowe świadectwo albo przekazuje odmowę. |
| Postępowanie przed sądem pracy | 14 dni od odmowy | Pracownik może żądać sprostowania dokumentu przez sąd pracy. |
Jeżeli sąd uwzględni powództwo, pracodawca powinien wydać nowe świadectwo w ciągu 7 dni od uprawomocnienia się orzeczenia. W razie przekroczenia terminu na złożenie wniosku o sprostowanie można przedstawić pracodawcy prośbę o korektę, ale jej uwzględnienie zależy wtedy od okoliczności i podstawy prawnej działania.
Co grozi za niewydanie świadectwa pracy?
Niewydanie albo nieterminowe wydanie świadectwa pracy stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Pracodawca może też odpowiadać za szkodę wynikającą z braku dokumentu lub jego nieprawidłowej treści. Odszkodowanie na podstawie art. 99 Kodeksu pracy może obejmować wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy, maksymalnie za okres 6 tygodni, jeżeli pracownik wykaże związek między nieprawidłowym świadectwem a powstałą szkodą.
W razie braku dokumentu pracownik może podjąć następujące działania:
- Wezwać pracodawcę do wydania świadectwa, wskazując zakończony stosunek pracy i oczekiwany termin realizacji.
- Złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy, jeżeli pracodawca narusza obowiązek wynikający z Kodeksu pracy.
- Wystąpić do sądu pracy z żądaniem zobowiązania pracodawcy do wydania świadectwa pracy.
- Dochodzić odszkodowania, jeżeli niewydanie dokumentu lub jego błędna treść spowodowały udowodnioną szkodę.
Za niewydanie świadectwa pracy w terminie grozi grzywna od 1000 do 30 000 zł. Od 8 lipca 2026 r., zgodnie z informacją zawartą w przekazanym materiale źródłowym, zakres grzywny ma wynosić od 2000 do 60 000 zł. Odpowiedzialność wykroczeniowa nie wyłącza roszczeń pracownika o wydanie dokumentu ani o naprawienie szkody.
Świadectwo pracy jest więc urzędowym zapisem przebiegu zakończonego zatrudnienia, a nie oceną pracownika. Najważniejsze terminy to wydanie dokumentu w dniu ustania stosunku pracy, 7 dni na reakcję pracodawcy w określonych sytuacjach oraz 14 dni na złożenie żądania sprostowania.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej. W sprawie konkretnego sporu pracowniczego należy rozważyć konsultację z prawnikiem lub właściwą instytucją.
