Czas pracy rozpoczyna się wtedy, gdy pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub innym wyznaczonym miejscu i może niezwłocznie podjąć obowiązki. Nie zawsze jest to chwila wejścia do firmy ani moment rozpoczęcia pracy przy biurku lub maszynie. Obowiązkowe czynności przygotowawcze, takie jak założenie odzieży ochronnej, pobranie narzędzi, logowanie do niezbędnych systemów czy udział w odprawie, co do zasady wliczają się do czasu pracy. Decydują jednak konkretne obowiązki, przepisy BHP, polecenia pracodawcy i organizacja pracy.
Od kiedy liczy się czas pracy?
Podstawą jest art. 128 § 1 Kodeksu pracy. Zgodnie z nim czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy.
„Pozostawanie w dyspozycji” nie oznacza wyłącznie wykonywania głównego zadania. Chodzi o rzeczywistą gotowość do podjęcia pracy, powiązaną z poleceniem pracodawcy, zakresem obowiązków albo przepisami BHP. Dlatego pracownik produkcji może pozostawać w czasie pracy już podczas zakładania wymaganej odzieży ochronnej, nawet jeśli nie rozpoczął jeszcze pracy przy maszynie.
Nie istnieje jedna godzina rozpoczęcia czasu pracy właściwa dla wszystkich stanowisk. Samo wejście na teren zakładu nie zawsze wystarcza, ale także pracodawca nie może automatycznie pomijać czasu potrzebnego na wykonanie obowiązkowych czynności przed rozpoczęciem głównego zadania.
Czy czynności przygotowawcze wliczają się do czasu pracy?
Ocenę przeprowadza się indywidualnie. Najważniejsze pytanie brzmi: czy dana czynność jest niezbędna do wykonania pracy i wynika z organizacji pracy, polecenia pracodawcy, technologii albo przepisów BHP, czy służy głównie prywatnej wygodzie pracownika?
Sąd Najwyższy w postanowieniu z 21 maja 2021 r., sygn. I PK 152/18, wskazał, że czynności przygotowawcze związane z przygotowaniem stanowiska oraz jego zabezpieczeniem po pracy mogą należeć do czasu pozostawania w dyspozycji pracodawcy. Wśród analizowanych czynności wymieniono między innymi pobranie narzędzi i sprzętu, zmianę odzieży roboczej, zapoznanie się z raportem poprzedniej zmiany, sporządzenie raportu oraz udział w obowiązkowych odprawach.
Podobny kierunek wynika z orzeczenia SN z 22 sierpnia 2019 r., sygn. I PK 96/18. Udział w zebraniach przed rozpoczęciem dniówki i składanie raportów po jej zakończeniu może być czasem pracy, jeżeli czynności te są elementem organizacji obowiązków pracownika.
Do czynności przygotowawczych, które zwykle mają bezpośredni związek z pracą, należą:
- Założenie odzieży roboczej lub środków ochrony indywidualnej wymaganych przez BHP.
- Pobranie narzędzi, sprzętu, skanera albo dokumentacji potrzebnej na zmianie.
- Uruchomienie komputera i zalogowanie do systemów koniecznych do wykonywania obowiązków.
- Zapoznanie się z raportem poprzedniej zmiany lub informacjami o stanie maszyn.
- Udział w obowiązkowej odprawie dotyczącej zadań, organizacji pracy albo bezpieczeństwa.
- Przygotowanie, przezbrojenie lub sprawdzenie maszyny, jeżeli jest to konieczne do rozpoczęcia produkcji.
- Zdanie narzędzi, zabezpieczenie stanowiska, uporządkowanie miejsca pracy lub umycie się po pracy brudzącej, jeżeli należy to do obowiązków pracownika.
Inaczej ocenia się czynności wykonywane przede wszystkim dla własnego komfortu. Przykłady typowo prywatnych aktywności to:
- Przygotowanie kawy, śniadania lub prywatnego posiłku.
- Prywatna rozmowa przed rozpoczęciem zmiany.
- Sprawdzenie telefonu niezwiązane z obowiązkami zawodowymi.
- Odwieszenie prywatnej kurtki i uporządkowanie rzeczy osobistych.
- Zmiana ubrania wyłącznie dla wygody, bez związku z BHP lub organizacją pracy.
- Indywidualne ustawianie krzesła albo biurka poza czynnościami wymaganymi ze względów bezpieczeństwa.
Poniższe zestawienie pokazuje, dlaczego sama lokalizacja pracownika nie rozstrzyga sprawy:
| Czynność | Wliczana do czasu pracy? | Kluczowa przesłanka |
|---|---|---|
| Logowanie do służbowego systemu | Zwykle tak | System jest niezbędny do wykonywania obowiązków |
| Zmiana odzieży roboczej lub ochronnej | Zwykle tak | Odzież jest wymagana przez BHP, technologię lub pracodawcę |
| Pobranie narzędzi i sprzętu | Zwykle tak | Czynność jest elementem rozpoczęcia zmiany |
| Picie kawy przed pracą | Zwykle nie | Czynność służy prywatnemu komfortowi |
| Rozmowa prywatna | Zwykle nie | Nie pozostaje w bezpośrednim związku z obowiązkami |
W przypadku pracownika biurowego logowanie do aplikacji, CRM albo systemu transakcyjnego może być częścią czasu pracy, jeśli bez tego nie da się obsługiwać klientów lub realizować zadań. W przypadku pracownika produkcji większe znaczenie mogą mieć przebranie, pobranie sprzętu, kontrola maszyny i odprawa. Ta sama czynność może więc być oceniona inaczej na różnych stanowiskach.
Jaką rolę ma regulamin pracy?
Regulamin pracy, procedury BHP, harmonogram i sposób działania systemu rejestracji czasu pracy powinny jasno wskazywać, kiedy pracownik ma rozpocząć i zakończyć pracę oraz jakie czynności wykonuje przed zmianą i po niej.
Regulamin może doprecyzować organizację pracy, ale nie może dowolnie zawężać ustawowej definicji czasu pracy. Jeżeli pracodawca wymaga, aby pracownik przed rozpoczęciem zmiany założył odzież ochronną, pobrał narzędzia i przygotował stanowisko, samo zapisanie tych czynności jako „prywatnych” nie przesądza o ich wyłączeniu z czasu pracy.
Pracodawca może oczekiwać, że o godzinie wskazanej w rozkładzie pracownik będzie gotowy do wykonywania zadań. Nie oznacza to jednak automatycznie, że wszystkie wymagane czynności przygotowawcze trzeba wykonać bez wynagrodzenia przed rozpoczęciem dniówki. Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje, że czas niezbędny między innymi na założenie odzieży roboczej może podlegać wliczeniu do czasu pracy.
Przy ocenie swojej sytuacji sprawdź w dokumentach firmowych:
- Godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy wskazaną w harmonogramie lub regulaminie.
- Miejsce, w którym formalnie zaczyna się wykonywanie obowiązków.
- Czy pracodawca wymaga przebrania, pobrania narzędzi, odprawy albo logowania przed rozpoczęciem zadań.
- Procedury BHP dotyczące odzieży ochronnej, dezynfekcji, kontroli sprzętu i przygotowania stanowiska.
- Moment, od którego system RCP rejestruje wejście i wyjście oraz czy odpowiada on rzeczywistej organizacji pracy.
- Sposób rozliczania czynności końcowych, takich jak zdanie sprzętu, sprzątanie stanowiska lub mycie po pracy.
Samo odbicie karty nie zawsze przesądza o kwalifikacji całego czasu. Jest ważnym dowodem, ale trzeba jeszcze ustalić, co pracownik robił po wejściu do zakładu. Jeżeli wykonywał obowiązkowe czynności służbowe, przemawia to za ich zaliczeniem. Jeżeli pił kawę, prowadził prywatne rozmowy albo przyszedł wcześniej z własnej inicjatywy, ocena może być inna.
Praca w terenie i dojazdy – kiedy czas się rozpoczyna?
Zwykły dojazd z domu do stałego miejsca pracy co do zasady nie jest czasem pracy. Inaczej może być w przypadku pracownika mobilnego, który nie ma ustalonego miejsca wykonywania pracy i od początku dnia realizuje zadania u klientów.
W wyroku z 24 lutego 2021 r., sygn. III PSKP 4/21, Sąd Najwyższy wskazał, że w przypadku pracownika wykonującego obowiązki na określonym obszarze, wymagające stałego przemieszczania się, niezbędne przejazdy mogą należeć do czasu pracy. Dotyczyło to pracownika handlowego, dla którego mieszkanie pełniło funkcję miejsca rozpoczęcia bezpośrednich czynności służbowych, ponieważ pracodawca nie zorganizował mu zamiejscowej siedziby.
Nie można jednak automatycznie przenosić tej zasady na każdego handlowca, serwisanta czy kierowcę. Znaczenie mają między innymi ustalone miejsce pracy, polecenia pracodawcy, sposób organizacji wizyt oraz to, czy przejazd jest elementem wykonywania zadań, czy tylko drogą do stałego zakładu.
Jeżeli spór dotyczy kilku minut przed zmianą lub po niej, trzeba ustalić nie tylko, gdzie przebywał pracownik, lecz także jakie czynności wykonywał i czy były one konieczne do realizacji pracy.
Jeżeli czas przygotowania jest systematycznie pomijany, a pracownik wykonuje obowiązkowe czynności przed rozpoczęciem zmiany lub po jej zakończeniu, warto zachować harmonogramy, zapisy RCP, polecenia przełożonych, procedury BHP i inne dowody rzeczywistej organizacji pracy. Przy powtarzającym się zaniżaniu czasu pracy albo sporze o wynagrodzenie i nadgodziny zasadne może być skonsultowanie sprawy z Państwową Inspekcją Pracy lub prawnikiem prawa pracy.
W praktyce pracownik biurowy powinien być gotowy do pracy o godzinie wskazanej w rozkładzie, ale nie musi automatycznie przychodzić 15 minut wcześniej, jeśli pracodawca nie wymaga wykonania w tym czasie czynności służbowych. Pracownik produkcji może natomiast potrzebować rozpocząć rejestrację wcześniej, jeżeli przed wejściem na stanowisko musi wykonać obowiązkowe czynności BHP i technologiczne. To właśnie ich cel i konieczność, a nie samo „odbicie karty”, decydują o początku czasu pracy.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W indywidualnej sprawie znaczenie mogą mieć treść regulaminu pracy, zakres obowiązków, procedury BHP, rozkład czasu pracy oraz rzeczywisty sposób organizacji pracy.
