Do kiedy wykorzystać zaległy urlop?

Zaległy urlop wypoczynkowy należy rozpocząć najpóźniej 30 września roku następującego po tym, w którym pracownik nabył do niego prawo. Nie jest to jednak termin zakończenia urlopu. Jeśli wypoczynek rozpocznie się 30 września, może trwać także w październiku.

Do kiedy trzeba wykorzystać zaległy urlop?

Zasada wynika z art. 168 Kodeksu pracy. Niewykorzystany urlop z poprzedniego roku powinien zostać udzielony najpóźniej do 30 września kolejnego roku kalendarzowego. Termin dotyczy rozpoczęcia urlopu, a nie wykorzystania wszystkich dni przed tą datą.

Przykładowo, urlop pozostały z 2025 roku powinien rozpocząć się najpóźniej 30 września 2026 roku. Jeżeli pracownik ma kilka dni zaległego wypoczynku, może korzystać z nich także w pierwszych dniach października, pod warunkiem że urlop rozpoczął się we właściwym terminie.

Nie należy mylić tego terminu z datą przedawnienia. 30 września wyznacza termin udzielenia zaległego urlopu, natomiast roszczenie o urlop przedawnia się co do zasady po 3 latach.

Co dzieje się po 30 września?

Po upływie terminu pracodawca nadal ma obowiązek doprowadzić do wykorzystania zaległego urlopu. Może jednostronnie wyznaczyć jego termin, nawet jeśli pracownik nie złożył wniosku albo nie zgadza się na wskazaną datę. Takie stanowisko wynika między innymi z orzecznictwa Sądu Najwyższego, w tym z wyroku z 7 maja 2008 roku, sygn. akt II PK 313/07.

Oznacza to, że pracownik nie może skutecznie domagać się dowolnego przesuwania zaległego wypoczynku. Pracodawca powinien jednak uwzględniać organizację pracy i w miarę możliwości uzgodnić termin z pracownikiem wcześniej. Zaległy urlop wykorzystuje się co do zasady przed urlopem należnym za bieżący rok.

Niewykorzystanie urlopu w terminie może oznaczać wykroczenie przeciwko prawom pracownika po stronie pracodawcy. Za nieudzielenie należnego urlopu grozi grzywna od 1000 do 30 000 zł, zgodnie z art. 282 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy. Odpowiedzialność nie powstaje jednak wtedy, gdy urlopu nie można było udzielić z przyczyn obiektywnych, niezależnych od pracodawcy.

Poniższa tabela pokazuje zależność między rokiem, za który przysługuje urlop, terminem jego rozpoczęcia oraz przedawnieniem roszczenia:

Trzyletni termin wynika z art. 291 § 1 Kodeksu pracy. Po jego upływie roszczenie o udzielenie urlopu może ulec przedawnieniu. Nie oznacza to jednak, że przekroczenie 30 września automatycznie powoduje utratę dni urlopowych.

Kiedy termin może zostać przesunięty?

Termin 30 września nie działa w oderwaniu od możliwości faktycznego wykorzystania urlopu. Jeżeli pracownik nie może rozpocząć wypoczynku z powodu usprawiedliwionej nieobecności, udzielenie urlopu następuje po ustaniu przeszkody. Dotyczy to w szczególności takich sytuacji:

• Długotrwała choroba lub pobyt na zwolnieniu lekarskim uniemożliwiający rozpoczęcie urlopu.
• Urlop macierzyński, rodzicielski albo inna usprawiedliwiona nieobecność związana z rodzicielstwem.
• Urlop wychowawczy, który może wpływać na bieg terminu przedawnienia roszczenia.
• Inna obiektywna przeszkoda, przez którą pracownik nie może faktycznie rozpocząć wypoczynku.

Po ustaniu przeszkody urlop powinien zostać udzielony w możliwie najbliższym terminie. Samo porozumienie pracownika i pracodawcy nie wystarcza natomiast do swobodnego przesunięcia ustawowego terminu, jeżeli nie występuje rzeczywista przyczyna uniemożliwiająca wykorzystanie urlopu.

Jeżeli umowa o pracę zostanie rozwiązana lub wygaśnie, niewykorzystany urlop rozlicza się co do zasady przez wypłatę ekwiwalentu pieniężnego. Urlop nie przechodzi automatycznie do nowego pracodawcy.

Najbezpieczniej zaplanować zaległy urlop z wyprzedzeniem i wykorzystać go przed 30 września. Pozwala to zachować wpływ na termin wypoczynku i ogranicza ryzyko jednostronnego wyznaczenia daty przez pracodawcę.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W przypadku sporu dotyczącego terminu urlopu lub przedawnienia roszczenia warto skonsultować sprawę z prawnikiem albo Państwową Inspekcją Pracy.