Faktura VAT bez firmy? Sprawdzamy, kto naprawdę wystawia dokument

Wystawienie faktury VAT bez działalności gospodarczej brzmi dla wielu osób jak sprzeczność. W komentarzach na forach finansowych łatwo znaleźć ostrzeżenia: „to może skończyć się problemem w księgowości” albo „bez firmy nie ma faktury”.

Jednocześnie na rynku rośnie liczba platform oferujących rozliczenie projektów bez zakładania JDG. Kluczowe pytanie brzmi jednak nie „czy jest platforma”, ale: kto formalnie wystawia fakturę VAT i kto jest sprzedawcą usługi? Sprawdziliśmy, jak działa model stosowany przez Freelancehunt Sp. z o.o.

„Księgowa zapytała: kto jest sprzedawcą?”

– Pierwsze pytanie mojej księgowej brzmiało: kto jest sprzedawcą na fakturze? – mówi Piotr, freelancer IT. – Dopiero gdy zobaczyła dane spółki jako wystawcy dokumentu, temat przestał budzić wątpliwości.

To właśnie ta kwestia – dane sprzedawcy na fakturze VAT – decyduje o tym, czy mamy do czynienia z pełnoprawnym dokumentem księgowym dla firmy.

Model Merchant of Record w praktyce

W przypadku usługi „Faktura bez firmy” stosowany jest model określany jako Merchant of Record (MoR).

W praktyce oznacza to jedno: Fakturę VAT wystawia Freelancehunt Sp. z o.o.

Spółka jest formalnym sprzedawcą usługi wobec klienta. To ona:

• wystawia fakturę VAT,

• przyjmuje płatność,

• rozlicza należności zgodnie z obowiązującymi zasadami.

Freelancer nie wystawia osobnego dokumentu sprzedaży i nie generuje własnej faktury VAT. To istotna różnica w stosunku do modelu czysto pośredniczącego.

Redakcja sprawdziła: jak wygląda dokument?

Redakcja zweryfikowała przykładowy dokument księgowy wystawiany w tym modelu. Faktura zawiera standardowe elementy wymagane w obrocie gospodarczym, m.in.:

SPRZEDAWCA: Freelancehunt Sp. z o.o.
NIP sprzedawcy: 8971910915
NABYWCA: dane firmy klienta
OPIS USŁUGI: wykonanie dzieła / usługi freelancingowe
DATA WYSTAWIENIA: [data]
KWOTA NETTO / VAT / BRUTTO: [kwoty]
NUMER FAKTURY: [numer]

Z punktu widzenia księgowości kluczowe jest to, że sprzedawcą na fakturze jest spółka z o.o., a nie osoba fizyczna bez działalności gospodarczej.

Czym to się różni od zwykłego pośrednika?

Zamieszanie wokół tematu wynika z tego, że nie wszystkie platformy działają tak samo. Warto rozróżnić dwa modele.

Merchant of Record vs platforma pośrednicząca

W modelu MoR odpowiedzialność za wystawienie dokumentu spoczywa na spółce.

A co z freelancerem?

Freelancer nie wystawia własnej faktury VAT. Współpraca odbywa się na podstawie umowy o dzieło – umowy cywilnoprawnej typowej dla projektów o określonym rezultacie (np. projekt graficzny, tekst, kod).

W zakresie podatku dochodowego:

• Freelancehunt Sp. z o.o. działa jako płatnik PIT,

• podatek jest rozliczany automatycznie,

• po zakończeniu roku freelancer otrzymuje PIT-11.

To oznacza, że freelancer nie musi prowadzić JDG ani samodzielnie wystawiać faktury sprzedażowej.

Głos księgowej: „Najważniejsze jest to, kto widnieje na fakturze”

– Z perspektywy księgowości kluczowe jest ustalenie, kto jest sprzedawcą na fakturze VAT. Jeżeli dokument wystawia spółka z o.o., a nie freelancer, mamy do czynienia z zupełnie inną konstrukcją niż w przypadku pośrednictwa – mówi Adam Wiśniowski, księgowy specjalizujący się w rozliczeniach freelancerów.

Eksperci zwracają uwagę, że pojęcie „freelancer wystawia fakturę przez platformę” bywa mylące, jeśli w rzeczywistości dokument wystawia odrębny podmiot.

Dlaczego temat budzi emocje?

Część wątpliwości wynika z tego, że na rynku istnieją również nieformalne modele rozliczeń, w których brakuje prawidłowych dokumentów lub jasnej struktury podatkowej.

W przypadku modelu Merchant of Record kluczowe elementy są jasno określone:

✓ Fakturę VAT wystawia Freelancehunt Sp. z o.o.
✓ Freelancer nie wystawia osobnej faktury sprzedaży
✓ Dokument jest pełnoprawnym dokumentem księgowym dla firmy
✓ Spółka pełni funkcję płatnika PIT, a freelancer otrzymuje PIT-11

Co to oznacza dla firmy-klienta?

Dla przedsiębiorcy najważniejsze jest to, że:

• otrzymuje fakturę VAT wystawioną przez spółkę,

• dokument pochodzi od podmiotu zarejestrowanego w KRS,

• faktura może zostać zaksięgowana zgodnie ze standardową procedurą.

W modelu Merchant of Record odpowiedź jest jednoznaczna: Fakturę VAT wystawia Freelancehunt Sp. z o.o., a freelancer nie wystawia osobnego dokumentu sprzedaży. To rozróżnienie ma kluczowe znaczenie dla oceny poprawności całego mechanizmu rozliczeń.

Artykuł sponsorowany