Kto może przeglądać monitoring w pracy?

Monitoring w pracy budzi wiele pytań dotyczących jego przeglądania i regulacji prawnych. W artykule omówimy, kto ma prawo do dostępu do nagrań, jakie przepisy Kodeksu pracy oraz RODO obowiązują w tej kwestii, a także jak długo można przechowywać nagrania. Dowiesz się również, jakie procedury zapewniają bezpieczeństwo nagrań oraz jakie prawa mają pracownicy w kontekście dostępu do tych materiałów.

Kto ma prawo do przeglądania nagrań z monitoringu?

Współczesny monitoring w pracy stanowi podstawowy element systemów zabezpieczeń w wielu przedsiębiorstwach. Kamery instalowane są zarówno w miejscach publicznych zakładu, jak i w strefach o podwyższonym ryzyku. Prawidłowe stosowanie monitoringu wymaga nie tylko technologicznej sprawności, lecz również ścisłego przestrzegania przepisów oraz szanowania prywatności pracowników. Dostęp do nagrań nie jest nieograniczony i przysługuje jedynie określonym osobom i organom, które posiadają odpowiednie uprawnienia.

Pracodawca i jego uprawnienia

Pracodawca jako podmiot prowadzący działalność gospodarczą, ma prawo do przeglądania nagrań z monitoringu. Jest to jedno z jego podstawowych uprawnień, które wynika z obowiązku zapewnienia bezpieczeństwa mienia i pracowników. W praktyce oznacza to, że pracodawca może weryfikować przebieg zdarzeń zarejestrowanych przez system monitoringu, szczególnie w przypadkach podejrzenia naruszenia przepisów wewnętrznych lub prawa.

Ustalone procedury określają, że decyzja o przeglądaniu nagrań powinna być uzasadniona oraz udokumentowana. Pracodawca nie może wykorzystywać monitoringu w sposób naruszający godność czy prywatność pracowników. Przeglądanie nagrań powinno być związane wyłącznie z ochroną mienia, kontrolą procesów produkcyjnych lub zapewnieniem bezpieczeństwa w miejscu pracy.

Osoby upoważnione przez pracodawcę

Nie tylko pracodawca ma możliwość dostępu do nagrań z monitoringu. Osoby upoważnione przez pracodawcę również mogą przeglądać zapisane materiały. Do tej grupy zaliczają się najczęściej menedżerowie, członkowie zarządu lub osoby pełniące funkcje związane z bezpieczeństwem i kontrolą wewnętrzną.

Każda z tych osób musi posiadać formalne upoważnienie, które jasno określa zakres i cel przeglądania nagrań. Dostęp do nagrań z monitoringu jest ściśle kontrolowany i dokumentowany, aby zapewnić zgodność z przepisami prawa oraz standardami ochrony danych osobowych.

Regulacje prawne dotyczące monitoringu w pracy

Prawidłowe stosowanie monitoringu wizyjnego w miejscu pracy wymaga znajomości obowiązujących przepisów prawa. Regulacje prawne precyzują zarówno zasady instalacji kamer, jak i warunki przetwarzania oraz przechowywania nagrań. Pracodawca musi uwzględnić nie tylko przepisy krajowe, ale również unijne regulacje dotyczące danych osobowych.

Przepisy Kodeksu pracy

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, pracodawca może stosować monitoring w celu zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia czy kontroli produkcji. Warunkiem legalności jest informowanie pracowników o zamiarze prowadzenia monitoringu oraz określenie zakresu i celu jego stosowania. Monitoring nie może obejmować pomieszczeń przeznaczonych do użytku prywatnego, takich jak szatnie, toalety czy pomieszczenia socjalne, z wyjątkiem szczególnych przypadków przewidzianych prawem.

Pracodawca zobowiązany jest do opracowania stosownej dokumentacji, w której precyzyjnie opisuje system monitoringu, jego zasięg, cel oraz sposób przechowywania i udostępniania nagrań. Pracownicy muszą mieć pewność, że ich prywatność będzie szanowana, a monitoring nie będzie wykorzystywany w celach innych niż określone w regulaminie pracy.

RODO i ochrona danych osobowych

RODO, czyli Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych, nakłada na pracodawców obowiązek szczególnej ochrony zapisów wideo, które zawierają dane osobowe pracowników. Każde nagranie, na którym możliwa jest identyfikacja osoby, podlega rygorystycznym przepisom dotyczącym przetwarzania, przechowywania oraz udostępniania tych danych.

Pracodawca musi jasno określić, w jakim celu zbiera i przetwarza dane oraz przez jaki okres czasu będą one przechowywane. Pracownik ma prawo do wglądu w nagrania dotyczące jego osoby, a także może domagać się ich usunięcia lub ograniczenia przetwarzania w określonych przypadkach. Naruszenie tych zasad grozi poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi dla przedsiębiorstwa.

Jak długo można przechowywać nagrania z monitoringu?

Kwestia czasu przechowywania nagrań z monitoringu jest ściśle regulowana przez prawo. Przede wszystkim ma ona na celu zrównoważenie interesu pracodawcy oraz poszanowania prywatności pracowników. Przekroczenie dopuszczalnego okresu przechowywania materiałów wideo bez uzasadnienia prawnego stanowi naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych.

Standardowy czas przechowywania nagrań

Najczęściej stosowanym okresem jest trzy miesiące od dnia zarejestrowania zdarzenia. Po upływie tego czasu nagrania powinny zostać nieodwracalnie usunięte, jeśli nie istnieją podstawy prawne do ich dalszego przechowywania. Takie rozwiązanie zapewnia ochronę prywatności pracowników oraz ogranicza ryzyko nieuprawnionego dostępu do danych.

Pracodawcy muszą wdrożyć odpowiednie mechanizmy techniczne i organizacyjne, które zagwarantują automatyczne kasowanie nagrań po upływie wskazanego terminu. W praktyce oznacza to stosowanie specjalnych procedur oraz regularnych audytów systemów monitoringu.

Wyjątki od reguły przechowywania

W pewnych sytuacjach nagrania z monitoringu mogą być przechowywane dłużej niż przewiduje standardowy okres. Wyjątek taki dotyczy przypadków, gdy nagranie stanowi dowód w postępowaniu prawnym, np. w sprawie o wypadek przy pracy, kradzież lub inne naruszenie prawa. Wówczas materiał nie może zostać usunięty do czasu zakończenia danego postępowania.

W praktyce oznacza to, że dział kadr lub osoba odpowiedzialna za monitoring w pracy musi w odpowiedni sposób zabezpieczyć istotne nagrania oraz udokumentować powód ich dalszego przechowywania.

Po upływie trzech miesięcy nagrania powinny zostać usunięte, chyba że stanowią dowód w toczącym się postępowaniu – wówczas przechowuje się je do czasu zakończenia sprawy.

Bezpieczeństwo i kontrola dostępu do nagrań

Zagadnienie bezpieczeństwa i kontroli dostępu do nagrań stanowi kluczowy aspekt zarządzania systemem monitoringu. Odpowiednie zabezpieczenie materiałów wideo przed nieuprawnionym dostępem chroni zarówno interesy firmy, jak i prawa pracowników. Stosowane procedury muszą być zgodne z obowiązującymi przepisami oraz najlepszymi praktykami branżowymi.

Procedury dostępu do nagrań

Dostęp do nagrań z monitoringu w pracy jest ściśle ograniczony do osób posiadających stosowne upoważnienia. Każdorazowe przeglądanie materiału powinno być odnotowane w odpowiednim rejestrze, który umożliwia weryfikację, kto, kiedy i w jakim celu korzystał z zapisów wideo.

Firmy stosują rozbudowane procedury, które regulują zasady udostępniania nagrań. Obejmują one m.in.:

• identyfikację i autoryzację osób upoważnionych do przeglądania nagrań,
• prowadzenie ewidencji dostępu do zapisów wideo,
• szkolenia z zakresu ochrony danych osobowych,
• regularne audyty bezpieczeństwa systemu monitoringu.

Odpowiednie zabezpieczenie nagrań

Ochrona nagrań wymaga wdrożenia zarówno zabezpieczeń technicznych, jak i organizacyjnych. Systemy monitoringu powinny być zabezpieczone przed nieautoryzowanym dostępem poprzez stosowanie haseł, szyfrowania oraz ograniczenia fizycznego dostępu do serwerów z nagraniami.

Ważnym elementem jest również odpowiednie przechowywanie kopii zapasowych oraz bieżąca aktualizacja oprogramowania zabezpieczającego. Pracodawca musi zapewnić, że dane nie dostaną się w niepowołane ręce oraz że każdorazowe udostępnienie nagrania będzie zgodne z przepisami prawa.

Prawo pracowników do wglądu w nagrania

Nie tylko pracodawca i osoby przez niego upoważnione mają prawo do nagrań z monitoringu. Prawo pracowników do wglądu jest zagwarantowane zarówno przez przepisy krajowe, jak i unijne. Pracownicy mogą żądać udostępnienia nagrań, na których są widoczni, zwłaszcza jeśli materiał może stanowić dowód w sprawie dotyczącej ich osoby.

Jak pracownicy mogą domagać się dostępu?

Pracownik, który chce uzyskać dostęp do nagrań z monitoringu, powinien złożyć odpowiedni wniosek do pracodawcy. Wniosek taki musi precyzować zakres żądania – wskazywać datę, miejsce oraz okoliczności, w których pracownik był obecny i został zarejestrowany przez kamery. Pracodawca ma obowiązek rozpatrzyć taki wniosek w terminie przewidzianym przez RODO.

Dostęp do nagrań może być odmówiony jedynie w szczególnych przypadkach, np. gdy wnioskowane nagranie narusza prawa innych osób lub stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa. W praktyce jednak, jeśli pracownik jest stroną sporu lub uczestnikiem incydentu, jego prawo do wglądu jest bezsporne.

Informowanie pracowników o monitoringu

Pracodawca jest zobowiązany do informowania pracowników o monitoringu w miejscu pracy. Informacja taka powinna być przekazana w sposób jasny i zrozumiały, najlepiej w formie pisemnej oraz poprzez oznaczenie pomieszczeń monitorowanych odpowiednimi tabliczkami lub piktogramami.

W powiadomieniu muszą znaleźć się informacje o celu monitoringu, zakresie działania kamer oraz o tym, kto jest administratorem danych i jak długo nagrania są przechowywane.

Pracownik ma prawo wiedzieć, gdzie znajdują się kamery, kto przetwarza dane oraz na jakich zasadach może domagać się wglądu w nagrania z monitoringu.

Organy ścigania a dostęp do nagrań

W niektórych sytuacjach dostęp do nagrań z monitoringu mają również organy ścigania, takie jak policja. Dotyczy to przypadków, w których materiały mogą być dowodem w postępowaniu karnym, wykroczeniowym lub administracyjnym. Przekazanie nagrań organom ścigania wymaga zachowania odpowiednich procedur oraz udokumentowania tego faktu.

Uzasadnione przypadki przeglądania nagrań

Organy ścigania mogą żądać udostępnienia nagrań z monitoringu w uzasadnionych przypadkach, takich jak podejrzenie popełnienia przestępstwa, wypadku przy pracy czy kradzieży. Pracodawca jest wtedy zobowiązany do przekazania żądanych materiałów, przy czym przekazanie powinno być zrealizowane w sposób zapewniający ochronę danych osobowych wszystkich osób znajdujących się na nagraniu.

Niezbędne jest, by każdorazowe udostępnienie nagrań było właściwie udokumentowane – zarówno pod kątem prawnym, jak i organizacyjnym. Pozwala to uniknąć zarzutów związanych z nieautoryzowanym przetwarzaniem danych.

Rola nagrań jako dowodów w postępowaniach prawnych

W przypadku prowadzenia postępowania sądowego lub wyjaśniającego, nagrania z monitoringu mogą stanowić kluczowy dowód. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, w których konieczne jest ustalenie przebiegu zdarzeń, odpowiedzialności pracownika lub potwierdzenie wersji wydarzeń przedstawionej przez strony postępowania.

W takich przypadkach czas przechowywania nagrań ulega przedłużeniu do momentu zakończenia sprawy. Po zakończeniu postępowania nagrania powinny zostać niezwłocznie usunięte, a wszelkie działania związane z ich udostępnieniem udokumentowane w rejestrze dostępu.

Co warto zapamietać?:

• Pracodawca ma prawo do przeglądania nagrań z monitoringu w celu zapewnienia bezpieczeństwa mienia i pracowników, jednak musi to być uzasadnione i udokumentowane.
• Dostęp do nagrań mają również osoby upoważnione przez pracodawcę, takie jak menedżerowie, które muszą posiadać formalne upoważnienie.
• Monitoring w pracy musi być zgodny z przepisami Kodeksu pracy oraz RODO, co obejmuje informowanie pracowników o celu i zakresie monitoringu.
• Standardowy czas przechowywania nagrań wynosi trzy miesiące, z wyjątkiem sytuacji, gdy nagranie stanowi dowód w postępowaniu prawnym.
• Pracownicy mają prawo do wglądu w nagrania, które ich dotyczą, a pracodawca jest zobowiązany do informowania ich o monitoringu w miejscu pracy.