Wybór sposobu finansowania i użytkowania samochodu jest jedną z kluczowych decyzji, przed którą staje każdy przedsiębiorca. Czy lepiej włączyć do majątku firmy auto służbowe, kupić je prywatnie i rozliczać część kosztów, a może skorzystać z leasingu lub wynajmu długoterminowego? Odpowiedź zależy od specyfiki działalności i pożądanego poziomu optymalizacji podatkowej.
Poniższy poradnik przedstawia główne różnice i zasady rozliczania obu modeli, uwzględniając także nowoczesne metody zarządzania kosztami floty, takie jak karty paliwowe. Sprawdź zatem, jakie auto do firmy wybrać!
Samochód prywatny w działalności gospodarczej (Model mieszany)
Ten model jest najczęściej wybierany przez osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą (JDG), które nie chcą komplikować sobie życia szczegółową ewidencją.
Kluczowe zasady rozliczania:
-
Koszty eksploatacyjne (paliwo, naprawy, części, ubezpieczenie). Przedsiębiorca ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu 75% poniesionych wydatków.
-
VAT. Można odliczyć 50% podatku VAT od wydatków eksploatacyjnych, bez konieczności prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki VAT).
-
Korzyści. Maksymalna swoboda użytkowania auta (brak ograniczeń prywatnych), relatywna prostota rozliczeń.
Mimo że przedsiębiorca używa swojego prywatnego pojazdu, dzięki temu modelowi może redukować podatek dochodowy, wrzucając w koszty znaczną część wydatków związanych z jego eksploatacją.
Samochód firmowy – zakup, leasing lub wynajem
Pojazdem firmowym jest samochód kupiony, wyleasingowany lub wynajmowany na firmę, który służy do realizacji zadań związanych z prowadzeniem działalności.
Opcje finansowania
Wybór formy finansowania zależy od preferencji dotyczących amortyzacji, VAT i wykupu:
-
Leasing operacyjny. Umożliwia wliczanie rat leasingowych i opłat do kosztów uzyskania przychodu oraz odliczenie VAT.
-
Leasing finansowy. Samochód od razu staje się częścią majątku firmy, a do kosztów zalicza się odpisy amortyzacyjne oraz część odsetkową raty.
-
Wynajem długoterminowy. Zapewnia stałe, przewidywalne koszty miesięczne, często obejmujące serwis i ubezpieczenie.
Zasady rozliczania samochodu firmowego
Sposób rozliczania zależy od przeznaczenia pojazdu:
-
Model mieszany (użytkowanie służbowe i prywatne):
-
Odliczenie 75% kosztów eksploatacyjnych (PIT/CIT).
-
Odliczenie 50% VAT.
-
Nie wymaga prowadzenia ewidencji przebiegu.
-
-
Model w pełni służbowy (100%):
-
Odliczenie 100% kosztów eksploatacyjnych (PIT/CIT).
-
Odliczenie 100% VAT.
-
Wymóg to konieczność prowadzenia szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu („kilometrówki VAT”).
-
Optymalizacja kosztów dzięki kartom paliwowym
Niezależnie od wybranego modelu rozliczania samochodu, kluczowym czynnikiem optymalizacji są koszty paliwa. Karty flotowe to nowoczesne narzędzie, które pozwala na skuteczne zarządzanie wydatkami flotowymi.
Najważniejsze korzyści z kart paliwowych:
-
Realne oszczędności. Możliwość uzyskania rabatów na każdym litrze paliwa, a także dostęp do cen opartych na listach hurtowych, co pozwala tankować taniej niż po cenie pylonowej.
-
Uproszczona księgowość. Zamiast gromadzenia wielu paragonów, przedsiębiorca otrzymuje jedną, zbiorczą fakturę miesięcznie, co znacząco ułatwia rozliczenia i porządkuje formalności księgowe.
-
Pełna kontrola. System online rejestruje wszystkie transakcje, dostarczając dane o miejscu i czasie tankowania, ilości i rodzaju paliwa, a także (opcjonalnie) stanie licznika kilometrów. Daje to pełną transparentność i możliwość analizy zużycia paliwa na pojazd.
-
Bezpieczne i elastyczne płatności. Karty działają w systemie przedpłaconym (pre-paid) lub kredytowym, umożliwiając szybkie transakcje bezgotówkowe na szerokiej sieci stacji (np. ORLEN, BP, Shell, MOYA, AMIC). Można również ustawić limity na zakupy i przypisać karty do konkretnego numeru rejestracyjnego, kierowcy lub firmy.
-
Dodatkowe usługi. Karty te często pozwalają na bezgotówkowe regulowanie opłat za przejazdy płatnymi odcinkami autostrad oraz opłaty za parkingi.
W kontekście użytkowania samochodów w firmie kluczową kwestią jest również ustalenie zasad, na jakich pracownicy lub sam właściciel korzystają z pojazdów firmowych poza godzinami pracy.
Regulacje podatkowe precyzyjnie określają, jak traktować świadczenie gdy wykorzystuje się samochód służbowy do celów prywatnych, zarówno w ujęciu kosztów dla firmy, jak i przychodu dla pracownika.
Samochód służbowy jako benefit dla pracownika
Jeśli przedsiębiorca godzi się na wykorzystywanie samochodu służbowego do celów prywatnych przez swojego pracownika, jest to traktowane jako benefit i przychód tej osoby.
Rozliczenie odbywa się za pomocą ryczałtu, niezależnie od faktycznej ilości prywatnie przejechanych kilometrów. Od 2022 roku kryterium ryczałtu jest moc silnika (wcześniej pojemność):
-
Samochody o mocy do 60 kW (w tym elektryczne i wodorowe) generują przychód w wysokości 250 zł miesięcznie.
-
Samochody o mocy powyżej 60 kW generują przychód w wysokości 400 zł miesięcznie.
Pracodawca i pracownik powinni sporządzić pisemną umowę użytkowania, która jasno określa zasady korzystania i podział kosztów, zwłaszcza jeśli to pracownik ponosi część wydatków na paliwo prywatne.
Podsumowanie – wybór optymalnego modelu
Wybór między samochodem firmowym a prywatnym zależy od proporcji między użytkowaniem prywatnym a służbowym oraz chęci prowadzenia szczegółowej dokumentacji:
-
Dla najprostszej administracji (Auto Prywatne w JDG / Model Mieszany). Jeśli auto służy zarówno prywatnie, jak i firmowo, a przedsiębiorca ceni swobodę i minimalną biurokrację, ten model jest idealny. Pozwala on na odliczenie 75% kosztów w podatku dochodowym (KUP) i 50% VAT bez konieczności prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.
-
Dla maksymalnej optymalizacji (Auto Firmowe 100%). Jest to model dla firm, w których samochód jest wykorzystywany wyłącznie do celów służbowych (np. pojazdy dostawcze, transport). Umożliwia to odliczenie 100% kosztów w KUP i 100% VAT. Ta maksymalna korzyść podatkowa jest jednak obwarowana bezwzględnym wymogiem prowadzenia szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki VAT), co wymaga dyscypliny w dokumentacji.
Jeśli firma udostępnia pracownikom samochód służbowy do celów prywatnych, jest to traktowane jako przychód pracownika i rozliczane jest ryczałtem (250 zł lub 400 zł miesięcznie), co zapewnia przewidywalność kosztów po stronie pracodawcy.
Niezależnie od wybranej opcji, karty paliwowe pozostają uniwersalnym narzędziem optymalizacyjnym, upraszczającym księgowość i pozwalającym na generowanie oszczędności na każdym litrze paliwa.
Artykuł sponsorowany
